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[其他] NAV系統中Journal / Ledger / Post的中文翻譯

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發表於 2014-6-20 01:14:54 | 顯示全部樓層 |閱讀模式
從NAV系統中Journal / Ledger / Post的功能看中文翻譯

在台灣建置NAV系統的過程中,一定會碰到中文翻譯的問題。長期以來有兩個名詞的翻譯,引起許多的討論。一個是Journal,另一個是Ledger,而這兩個名詞是有互動的關係的,引起爭議的原因還和Post的功能有關。
在台灣微軟各家NAV夥伴顧問公司自行翻譯的中文版中,Journal有時被譯為日記帳,有時被譯為傳票;Ledger有些人翻作分類帳,有些人譯為帳本,Post 都被翻譯為過帳,但它似乎也和我們傳統上了解的過帳不太一樣。我們先來看Journal。

Journal

查Google線上翻譯和大多數的中英字典,Journal都譯為日記簿。我們查日記帳的法源出處,在商業會計法中對於日記簿(日記帳)有明確的記載。商業會計法第20條指出:『會計帳簿分下列二類:一、序時帳簿:以會計事項發生之時序為主而為記錄者。二、分類帳簿:以會計事項歸屬之會計科目為主而記錄者。』同法第21條又將序時帳簿再分為:『一、普通序時帳簿:以對於一切事項為序時登記或並對於特種序時帳項之結數為序時登記而設者,如日記簿或分錄簿等屬之。二、特種序時帳簿:以對於特種事項為序時登記而設者,如現金簿、銷貨簿、進貨簿等屬之。』這是法律中明確對日記簿(日記帳)的唯一描述。

註:此外還有民用航空法第38條規定『航空器飛航時,應具備下列文書:…三、飛航日記簿。…』;所得稅法第41條規定『執行業務者至少應設置日記帳一種,詳細記載其業務收支項目』,前者和會計無關,後者日記帳和商業會計法中的日記簿相似。本文以下視日記薄與日記帳為同義,不予區分。

除了法令之外,會計學的教科書也是一個重要的參考基礎。依據當代會計學主流教科書(杜榮瑞、薛富井、蔡彥卿、林修葳,會計學,第5版,89頁)的內容,『企業平時將所發生的交易,以會計分錄(Journal entry)的形式,記載於日記簿(Journal),再過帳(post)至分類帳(Ledger),經試算以及期末調整後,才能編製財務報表。』,其他的會計學教科書中,大致上有類似的描述,顯然不論依法令或主流會計學教科書,Journal指的是日記簿,其內容是將交易事項依時序加以記載的一種會計帳冊。

再依稅捐稽徵機關管理營利事業會計帳簿憑證辦法第26條的規定,『營利事業設置之帳簿,除有關未結會計事項者外,應於會計年度決算程序辦理終了後,至少保存十年。』所以日記簿的內容會登載多個日期、多筆交易的內容,記錄並保留會計期間內企業完整的交易分錄,是一個永久性的記錄,依法必須保留備查。但在NAV系統中Journal被設計為一個過度性的工具,過帳之後便被清空(資料被過帳(Post)到各帳本(Ledger)中),下一次再重新開啟時是空白內容,與日記帳的性質顯然不同。相對的在General Ledger Entries(路徑:Department/Financial Management/General Ledger/History/General Ledger Entries)中可以查到交易的完整資料,似乎那才是所謂日記簿(日記帳)的內容。
NAV系統設計上在大多數自動拋轉作業的過程中(例如在銷售訂單或採購訂單中點選過帳(Post)),Journal根本不會出現,資料是在過帳時直接從訂單寫入各Ledger(儲存在Ledger Entries中)。只有在非自動拋轉的情況下,才需要開啟Journal來進行資料寫入Ledger的工作,因而在Journal中自然查不到完整的交易資料,也就不符合日記帳的精神。
而且邏輯上一家公司只會有一本日記簿(雖然實務上會因內帳/外帳或其他因素而可能存在兩本以上的日記帳),但NAV系統的Journal總共有34種(可以從NAV系統右上角的搜尋(search(Ctrl+F3)方塊中查到),也不符一個企業一本日記帳的慣例。

註:以往各企業以人工方式記帳的年代,最早時是要向稅捐機關購買各種帳簿,其中有一本便是日記簿,厚厚約數十頁,固定格式,連續頁碼。記帳時依交易事項發生的前後逐筆登錄,記載交易的借貸分錄,每一頁中會有多筆交易,一個會記期間的交易記載在一本帳簿中。當然如果公司規模很大,交易頻繁,公司需要購買多本日記簿,但也是連續使用,視為一本日記簿。

再看一個有趣的問題,在NAV系統中每一個Journal還可以分為三個層次:Journal Template、Journal Batch、和Journal Line。依據微軟官方教材的說明,其中Template是針對不同的交易類型、Batch是針對不同的作業(例如交易對象或會計人員),Line才是交易的內容(借貸分錄)。這種設計完全不是一個傳統日記帳所應有的功能,反而更像是在傳票中才有的功能。我們再來看傳票。
商業會計法第17條:『記帳憑證,其種類規定如下:一、收入傳票;二、支出傳票;三、轉帳傳票。前項所稱轉帳傳票,得視事實需要,分為現金轉帳傳票及分錄轉帳傳票。各種傳票,得以顏色或其他方法區別之。』其中收入(指現金收入)、支出(指現金支出)、轉帳(不涉現金之交易)與Template的交易類型若合符節。由此觀之,似乎NAV系統中的Journal更符合台灣慣用的傳票的精神,雖然商業會計法的英文版本將傳票翻譯為Slip。
註:據了解,美國的記帳程序中沒有『傳票』這種記帳憑證的工具,直接由原始憑證登入會計總帳中。在台灣早期傳統手工記帳的環境中,企業或代客記帳業者都會印製大量的傳票,預先設定好部份內容,以簡化會計人員記錄的作業。即使到現在,到文具行中還是可以買到標準格式的三種傳票,而且依商業會計法的規定,用顏色區分。例如現金收入傳票是紅色、現金支出傳票是藍色、轉帳傳票是黑色。

Ledger

我們再來看Ledger,商業會計法的英文版中將分類帳譯為Ledger,其說明則在商業會計法第20條:『分類帳簿:以會計事項歸屬之會計科目為主而記錄者。』而在會計學的教科書中(杜榮瑞等,會計學)也指出,分類帳是將日記簿的會計資訊過帳(抄到)分類帳中。所以分類帳是一個日記帳的複本,只是日記帳是依時序排列,而分類帳是依會計科目彙總。
讓我們再看NAV中的Ledger。在NAV系統中的Ledger總共有11個,但其中絕大部份不是依會計科目建立的,換言之,它們也不是商業會計法或一般會計學教科書中所指的分類帳。

註:在NAV系統中的Ledger總共有11個,分別是
1. General Ledger
2. Bank Account Ledger
3. Customer Ledger
4. Vendor Ledger
5. BOM Ledger
6. Resource Ledger
7. FA Ledger
8. Maintenance Ledger
9. Insurance Ledger
10. Deleted Check Ledger
11. Deleted Physical Inventory Ledger

其中有一個General Ledger,我們習慣稱為總帳(或會計總帳),其內容記載了企業所有的交易記錄(從General Ledger Entries中可以查到),而且是依時序排列的,看起來就是日記帳的內容。那Ledger在NAV中是何角色?它們確實也是一本一本的帳簿,只是不完全是以會計科目來區分彙總的,似乎不符合法令中和會計學教科書中對分類帳的定義。在NAV系統中Chart of Account的各會計科目,點選後都可以查閱到各科目Ledger Entries的內容,那才是會計學或商業會計法中所稱的分類帳。

Post

我們檢討一下會形成這種問題的原因,出在NAV系統對整個會計作業的流程的設計和台灣習慣的一般會計作業流程有些微的差異。
依據一般會計教科書(杜榮瑞等),會計流程包含『企業平時將所發生的交易,以會計分錄(Journal entry)的形式,記載於日記簿(Journal),再過帳(post)至分類帳(Ledger),經試算以及期末調整後,才能編製財務報表。』其中所描述的程序是將交易分錄首先記載於日記簿中,再將其依會計科目別過帳(post)到分類帳中。但在NAV系統中,一般作業情況下,前端作業(例如銷售、採購等)所產生的交易是同時過帳到日記帳(G/L)和個別的帳簿(Ledger)中。
例如在對銷售訂單(Sales Order)過帳時,交易資料會同時寫入General Ledger Entry和Customer Ledge Entry和Item Ledger Entry中。從微軟的官方教材中指出,在NAV系統中過帳(Post)指的是從前端交易(包含銷售、採購、生產等作業)將資料拋轉到後方帳本(Ledger)的動作,而不是將日記帳中的資料依會計科目別抄寫(或拋轉)到分類帳的動作。
所以我們認為:General Ledger是一個帳本,記載的是和總帳相關的分錄(實際上就是傳統日記帳的內容);Customer Ledger是一個帳本,記載的是和客戶交易的相關分錄;Item Ledger也是一個帳本,記載的是與料品有關的會計分錄。其他的各種Ledger也都是類似的情況,記載了相關主檔的交易內容,但並不是依會計科目來區分的,和分類帳的定義顯不相符。因此我們傾向於將Ledger翻譯為帳本,而不是分類帳,以避免和以會計科目為基礎的分類帳混淆。

結論

依照上述討論,我們在Microsoft Dynamics NAV 2013基礎應用一書中,將Ledger視為記錄各主檔交易內容的檔案,翻譯為帳本;將Journal 視為在非自動拋轉情況下用來將交易資料寫入帳本的工具,翻譯作傳票;將Post視為從前端交易將資料拋轉到後方各帳本(包含General Ledger)的動作,同樣譯為過帳,但和商業會計法及會計學教科書中對過帳的定義(從日認簿抄錄到分類帳)是不同的。


商業會計法相關條文
第 二 章 會計憑證
第 14 條
        會計事項之發生,均應取得、給予或自行編製足以證明之會計憑證。
第 15 條
        商業會計憑證分下列二類:
        一、原始憑證:證明會計事項之經過,而為造具記帳憑證所根據之憑證。
        二、記帳憑證:證明處理會計事項人員之責任,而為記帳所根據之憑證。
第 16 條
        原始憑證,其種類規定如下:
        一、外來憑證:係自其商業本身以外之人所取得者。
        二、對外憑證:係給與其商業本身以外之人者。
        三、內部憑證:係由其商業本身自行製存者。
第 17 條
        記帳憑證,其種類規定如下:
        一、收入傳票。
        二、支出傳票。
        三、轉帳傳票。
        前項所稱轉帳傳票,得視事實需要,分為現金轉帳傳票及分錄轉帳傳票。
        各種傳票,得以顏色或其他方法區別之。
第 三 章 會計帳簿
第 20 條
        會計帳簿分下列二類:
        一、序時帳簿:以會計事項發生之時序為主而為記錄者。
        二、分類帳簿:以會計事項歸屬之會計科目為主而記錄者。
第 21 條
        序時帳簿分下列二種:
        一、普通序時帳簿:以對於一切事項為序時登記或並對於特種序時帳項之結數為序時登記而設者,如日記簿或分錄簿等屬之。
        二、特種序時帳簿:以對於特種事項為序時登記而設者,如現金簿、銷貨簿、進貨簿等屬之。
第 22 條
        分類帳簿分下列二種:
        一、總分類帳簿:為記載各統馭科目而設者。
        二、明細分類帳簿:為記載各統馭科目之明細科目而設者。

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發表於 2014-7-4 18:00:00 | 顯示全部樓層
網路翻譯General Journal 為普通日記帳



開啟系統時,可以看到Posting Date 紀錄過帳日期

所以我想說是不是每Post一筆資料,就會逐日逐筆順序登記


如果Journal翻譯為傳票的話,第一眼看到這個名詞會對應不過來


可能還是要看使用者習慣去翻譯比較適當




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 樓主| 發表於 2014-7-5 02:37:26 | 顯示全部樓層
在NAV系統中,過帳(Post)指的是從前端交易(包含銷售、採購、生產等作業)將資料拋轉到後方帳本(Ledger)的動作,這些資料的抛轉需要記錄抛轉的時間,傳票是過帳的工具,自然也需要記錄過帳的時間,Posting Date即為過帳的時間。過到後方帳本(Ledger)中的確也需要逐日逐筆登記,與翻譯作傳票或日記帳無關。
在傳統的會計作業中,正常情況下日記帳只會有一本(排除內帳外帳的考慮),如果General Journal為普通日記帳,那其他的Journal (Sales Journal, Payment Journal, Cost Journal....,總計34 種)都翻譯為日記帳的話,那一定公司有好多日記帳(不是分類帳)好像也和傳統的會計原則不符?
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發表於 2016-12-28 20:06:47 | 顯示全部樓層
請顧問出來解答一下,不然真的會混很大
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